COVID-19 : Les obligations des membres envers leurs clients
COVID-19 : Vos obligations envers vos clients
par Réjean Gingras, a.-g., syndic OAGQ, et Luc St-Pierre, a.-g., directeur général et secrétaire OAGQ 

Vous êtes nombreux à vous questionner sur vos obligations envers vos clients en cette période de pandémie.
 
Les efforts de tout un chacun pour respecter et mettre en application les directives gouvernementales sont primordiaux. Afin de vous aider dans le cadre de votre pratique professionnelle, l’Ordre vous soumet donc certaines balises de conduite visant la protection et la santé de l’ensemble de la collectivité. 
 
Nous sommes persuadés que, en tant que professionnels, vous prendrez toutes les mesures jugées nécessaires pour vous conformer aux directives gouvernementales en cette période d’urgence sanitaire. Meilleures seront vos actions, plus vite nous vaincrons cette pandémie. 

 
Ouverture de bureaux 
  • Jusqu’au 13 avril prochain, vos bureaux doivent être fermés;
  • Vous pouvez exercer la profession en télétravail.

 
Travaux essentiels
  • À l'heure actuelle, les services professionnels des arpenteurs-géomètres ne font pas partie de la liste des services essentiels établie par le gouvernement;
  • Nous comprenons que certains mandats, notamment les travaux d'arpentage liés à des réparations d'urgence ou de sécurité, pourraient être considérés comme étant des services essentiels;
  • Vous devez prendre connaissance de la liste des services et activités prioritaires pour évaluer si certains de vos mandats sont associés à l’un d’eux;
  • Dans le doute, nous vous invitons à remplir le formulaire en ligne du gouvernement du Québec à la section « Renseignements pour les entreprises sur les services essentiels »;
  • Lors de l’exécution de vos travaux jugés essentiels, vous devez respecter lesconsignes de distanciation sociale du gouvernement;
  • Comme le gouvernement veut maintenir une certaine continuité dans le marché immobilier, nous voulons vous demander de faire preuve de jugement et de prudence pour mener vos travaux à finaliser au cours des trois prochaines semaines.

 
Réception des signatures lors d’opérations cadastrales

Comme vous le savez, l’arpenteur-géomètre doit recevoir, devant lui, la signature des propriétaires;
En cette ère de nouvelles technologies, veuillez noter qu’une réception de signature lors d’un appel vidéo, par exemple par Skype ou par Facetime, peut très bien faire le travail pour éviter les contacts en personne.

Toutefois, lorsque vous procédez par moyens technologiques, vous ne devez pas oublier que :
  • La signature peut être apposée par divers moyens technologiques, du moment qu’elle permet d’identifier les signataires et la manifestation de leur consentement;
  • Le signataire et l’arpenteur-géomètre doivent pouvoir se voir et s’entendre de manière simultanée;
  • Le signataire et l’arpenteur-géomètre doivent pouvoir voir le document qui fait l’objet de la signature;
  • L’intégrité et, le cas échéant, la confidentialité des documents partagés et du processus doivent être assurées.

Pour plus d’information, voir le communiqué du 6 décembre 2018.

 
 
Télétravail

Avisez votre clientèle que vous maintenez vos services au moyen du télétravail, par exemple lors du message d’accueil téléphonique, sur votre site Internet ainsi que dans un court texte sous votre signature dans vos courriels;
Vous pouvez vous inspirer du message de l’Ordre sur la page d’accueil de notre site Internet quant à la fermeture du secrétariat et du maintien des services à distance.

 
 
Livraison des mandats (devoirs de disponibilité et de diligence)

Si vous ne pouvez pas respecter vos échéances, vous devez en aviser vos clients dans les meilleurs délais et, dans la mesure du possible, convenir avec eux d’un nouvel échéancier;
À défaut de vous entendre, ne perdez pas de vue vos obligations déontologiques vis-à-vis votre client;
Documentez votre dossier.

 
 
Fermeture de vos bureaux

Assurez-vous de ne pas avoir de rendez-vous, de convocation ou de rencontre prévus à votre agenda durant votre absence. Si c’est le cas, ne pas oublier de les remettre après votre retour;
Indiquez votre période d’absence au message de votre boîte vocale téléphonique, ainsi qu’à la porte de votre étude;
Assurez-vous que les courriels entrants à votre nom ou à ceux de votre firme soient répondus par vous ou par un membre de votre personnel (en télétravail). À défaut, configurez un message d’absence automatisé;
Prévoyez une personne qui peut répondre aux urgences ou aux imprévus : un collègue, un associé, un employé de confiance, etc.

 
 
Levés terrain

Les levés terrains et autres mesurages ne sont pas autorisés à moins qu’ils soient requis pour un service essentiel, notamment les travaux d'arpentage liés à des réparations d'urgence ou de sécurité. Si tel est le cas, les arpenteurs-géomètres et leurs aides doivent respecter la distanciation requise de deux (2) mètres et les autres précautions sanitaires recommandées par le gouvernement. 

 
Ces consignes sont rédigées à partir de l’information dont nous disposons actuellement. Elles sont sujettes à changement étant donné l’évolution rapide des mesures gouvernementales. Nous suivons l’état de la situation liée à la COVID-19 : demeurez attentifs à nos prochains messages aux membres. Nous vous remercions de votre compréhension.


Message aux membres – 24 mars 2020